Verknüpfungen statt Dateien im SharePoint anlegen

Um doppelter (redundanter) Datenhaltung unter vorzubeugen, ist es sinnvoll nur einen Link auf das ohnehin schon vorhandene Dokument zu erstellen. Dadurch erspart man sich nicht nur inkonsistente Datenhaltung, sondern auch Speicherplatz und hohen Pflegeaufwand. Kurz gesagt: Man muss nicht ein Dokument mehrfach auf dem ablegen. Stattdessen erstellt man nur noch einen Link und verweist damit auf das Dokument.
Natürlich können wir statt auf ein Dokument im SharePoint auch auf externe Seiten verlinken. Wie das funktioniert, möchte ich hier kurz und knapp abhandeln.

Wie aktiviert man den für eine Dokumentenbibliothek?

Für dieses Feature muss man in der entsprechenden Dokumentenbibliothek die Verwendung von Inhaltstypen aktivieren. Erst danach steht der Inhaltstyp Verknüpfung zur Verfügung.

  1. die entsprechende Bibliothek wählen (hier bspw: Freigegebene Dokumente)
  2. Reiter Bibliothek aus Bibliothekstools wählen
  3. unter Allg. Einstellungen den Punkt Erweiterte Einstellungen wählen
  4. Verwaltung von Inhaltstypen zulassen? auf JA und per OK-Button zurückkehren
  5. unter Inhaltstypen den Punkt Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen wählen
  6. aus der Dropdown-Liste Dokumenteninhaltstypen wählen, Verknüpfung zu einem Dokument wählen und hinzufügen klicken
  7. per OK-Button bestätigen und damit endet die Aktivierungsaktion

Wie erstellt man eine Verknüpfung?

  1. entsprechende Bibliothek (z.B. Freigegebene Dokumente) wählen
  2. unter Reiter Dokumente in den Bibliothekstools kann über den Button Neues Dokument nun eine Verknüpfung angelegt werden
  3. Leider gibt es in SharePoint keinen Button für das Durchsuchen, um ein Dokument zu finden. Man muss den Link also selbst ermitteln und eintragen.
    Wie immer gibt es dafür mehrere Möglichkeiten. Eine hilfreiche und wahrscheinlich die häufigste Variante ist die Folgende:Wechseln Sie an den Ort (z.B. eine andere SharePoint-Bibliothek oder Internetseite), wo das zu verlinkende Dokument liegt. Natürlich müssen Sie nicht unbedingt ein Dokument verlinken. Sie können dafür auch einfach einen Artikel von einer Homepage nutzen. Völlig egal, Hauptsache Link!Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumententitel und wählen Sie aus dem Kontextmenü Verknüpfung kopieren.
    Die URL befindet sich nun im Speicher und Sie können sie nun als Link einfügen.
  4. Wie Sie auf dem Bild oben erkennen können, habe ich den Link zu einem ebook aus unserer SharePoint FachBibliothek genutzt. Ich habe aber beides dargestellt, Link zum Dokument und zu einer Homepage.

  5. Nach dem Anlegen der Verknüpfung, findet man dann den Eintrag – wie üblich – dargestellt mit einem kleinen Pfeil im Symbol, an dem man die Verknüpfung erkennen kann.
  6. Das war’s eigentlich schon! Viel Spaß beim Testen!

4 Gedanken zu „Verknüpfungen statt Dateien im SharePoint anlegen

  1. Vielen Dank für die Anleitung.
    Gibt es eine Möglichkeit auch in Dokumentenmappen diesen neu erstellten Inhaltstyp in der Auswahl unter „Dokument“hinzufügen einzubinden? Bei mir wird er leider nicht angezeigt.
    Vielen Dank vorab und viele Grüße.

  2. Vielen Dank für die Anleitung
    Sie hat mir schon weitergeholfen. Ich setzte mich im Rahmen meines Studiums mit SharePoint auseinander. Und habe noch folgende Frage:
    Besteht die Möglichkeit auch existiertende Metadaten bei der Verknüpfung mit zu übernehmen?

  3. Hallo Herr Heine,

    dank Ihrer Erklärungen habe ich einen Link im SharePoint erstellen können.
    Bei unseren Projekten verwenden wir neuerdings auch SharePoint. Allerdings habe ich ein Problem:
    Ich möchte einen Link zu einem anderen Element auf einer anderen Seite erstellen, aber die URL scheint zu lang zu sein! Gibt es hierfür eine Lösung?

    Ich habe die URL hier mal beigefügt:
    ‚https://sps.xxxxxxxxx.de/sites/icx/team%20database/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2fsites%2ficx%2fteam%20database%2fFreigegebene%20Dokumente%2f05%2f50%20Technische%20Themen%2f001%20Thematik%20Rost%20an%20Anschraubfl%c3%a4chen&FolderCTID=0x0120009F18E3B8EACFCA49B1DD2E9C84DD31DD
    &View=%7bDAB1B51F%2d20F6%2d4778%2dB6C8%2dDB7C4281CCA9%7d

    Kann es sein, dass die URL zu lang ist? Mit einer kurzen Verknüpfung bspw. zu Google hat es funktioniert.

    Mit freundlichen Grüßen
    Raik Josupeit

    • Hallo Herr Josupeit,

      standardmäßig gibt es eine Zeichenbeschränkung, abhängig von der Art des Pfades. Wenn Sie in SharePoint eine Verknüpfung in einer Dokumentenbibliothek erstellen möchten, sind Sie beispielsweise auf 256 Zeichen beschränkt. Genaueres können Sie auch dem technet-Artikel unten entnehmen. Dort ist es etwas ausführlicher erklärt.

      Ihr Dokument scheint in einem SharePoint-Ordner zu liegen. Damit wird der Pfad komplex. Versuchen Sie den Pfad zu kürzen.

      URL normal:
      ‚https://sps.xxxxxxxxx.de/sites/tdl/team%20database/Freigegebene%20Dokumente/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2fsites%2ficx%2fteam%20database%2fFreigegebene%20Dokumente%2f05%2f50%20Technische%20Themen%2f001%20Thematik%20Rost%20an%20Anschraubfl%c3%a4chen&FolderCTID=0x0120009F
      18E3B8EACFCA49B1DD2E9C84DD31DD&View=%7bDAB1B51F%2d20F6%2d4778%2dB6C8%2dDB7C4281CCA9%7d

      URL gekürzt:
      ‚https://sps.xxxxxxxxx.de/sites/tdl/team database/Freigegebene Dokumente/?RootFolder=%2fsites%2ficx%2fteam%20database%2fFreigegebene%20Dokumente%2f05%2f50%20Technische%20Themen%2f001%20Thematik%20Rost%20an%20Anschraubfl%c3%a4chen

      >> %20 ist Platzhalter für Leerzeichen und kann entfernt werden
      >> Forms/AllItems.aspx — kann weg!
      >> &FolderCTID=0x01200…C84DD31DD — kann weg!
      >> &View=%7bDAB1B51F%…281CCA9%7d — kann weg!
      => die URL ist nun unter 256 Zeichen lang…

      Hinweis: SharePoint bietet auch Dokumentenmappen an. Diese Mappen bringen einige Vorteile. Einer davon ist auch eine nützlichere URL.

      Nützliche Infos:
      http://technet.microsoft.com/de-de/library/ff919564(en-us)
      http://blogs.technet.com/b/seanearp/archive/2010/07/09/long-url-s-in-sharepoint-2010.aspx

      Viele Grüße,
      Cyrano Heine

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