Synchronisation von Microsoft Project 2010 mit Microsoft SharePoint 2010

Microsoft bietet mit der Professional-Version von Project 2010 die Möglichkeit, eine Projektmappe mit einer -Seite zu synchronisieren. Dort kann sie zum Beispiel als Ablaufdiagramm oder Kalender angezeigt werden.

Um dies umzusetzen sind im SharePoint einige vorbereitende Einstellungen notwendig. Diese sind im einzelnen:

1. Anlegen einer neuen Liste „Projektaufgaben“

Wählen Sie auf der entsprechenden Webseite unter Websiteaktionen den Punkt Weitere Optionen aus. In der nun bereitgestellten Auswahl von Vorlagen, den Icon Projektaufgaben auswählen und auf der rechten Seite einen treffenden Namen vergeben.

Neue Liste Projektaufgaben erstellen

2. Erstellen einer neuen Ansicht für die Projektaufgaben-Liste

Standardmäßig wird der Inhalt der Liste als Ablaufdiagramm dargestellt. Sollte dies ausreichend sein, kann dieser Schritt übersprungen werden. Soll der Inhalt der Project-Arbeitsmappe aber zum Beispiel in einer Kalenderansicht dargestellt werden, ist wie folgt vorzugehen.

Zuerst die Standardansicht der neuen Liste öffnen und im Bereich Listentools das Element Liste auswählen. Anschließend über den Button Ansicht erstellen das Kontextmenü für eine neue Ansicht öffnen.

Neue Ansicht erstellen

Eine neue Seite öffnet sich. Hier die Option Kalenderansicht auswählen. In dem sich nun öffnenden Fenster werden die Einstellungen für die Ansicht konfiguriert. Punkte die definiert werden müssen:

  1. Name: eindeutige Bezeichnung der Anischt
  2. Publikum: wer darf die Ansicht benutzen
  3. Zeitintervall: Was sind die Anfangs- und Endpunkte der Elemente (wird hier für Beide das Fälligkeitsdatum ausgewählt, wird nur an diesem Tag ein Eintrag erstellt)
  4. Kalenderspalten: Welche Eigenschaft der Einträge wird für die Bezeichnung verwendet
  5. Standardbereich: Welcher Zeitraum soll standardmäßig verwendet werden

Eingeschaften der neuen Ansicht bearbeiten

Alles mit OK bestätigen. Nun öffnet sich die Kalenderansicht. Um diese später besser öffnen zu können, bitte die URL in der Adressleiste des Browsers markieren und kopieren. Anschließend auf Websiteaktionen und Websiteeinstellungen klicken.

Im rechten Bereich der Einstellungen befindet sich der Punkt Navigation, diesen bitte aufrufen und wie folgt vorgehen:

  1. Im Bereich Navigationsbearbeitung und -sortierung in der Baumdarstellung Listen auswählen
  2. Anschließend auf Hyperlink hinzufügen… klicken
  3. In das Feld Titel eine eindeutige Bezeichnung (Titel der Prokjektaufgaben-Liste) eintragen
  4. In das Feld URL die kopierte URL der Kalenderansicht einfügen
  5. Mit OK bestätigen
  6. Auf der Seite Navigationseinstellungen nochmals mit OK bestätigen

Neuen Navigations-Link erstellen

Nun sollte in der linken Navigationsleiste ein neuer Eintrag vorhanden sein, über welchen Sie die Kalenderansicht sofort erreichen können. Damit sind die vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen. Diese müssen pro Kalender nur einmal initial durchgeführt werden.

Ist alles so konfiguriert wie es gewünscht wurde, können die Daten aus der Project-Arbeitsmappe synchronisiert werden. Dazu wird die Arbeitsmappe geöffnet, anschließend muss in der Navigationsleiste Datei ausgewählt werden. Danach folgen die weiteren Schritte:

  1. Klicken sie in der linken Spalte auf Speichern und Senden
  2. Wählen sie in der mittleren Spalte Mit Aufgabenliste synchronisieren aus
  3. In der rechten Spalte muss nun zuerst die URL ihrer SharePoint-Seite angeben werden
  4. Auf URL überprüfen klicken
  5. Nun werden alle vorhandenen Liste der Seite im Dropdown-Feld angezeigt
  6. Die vorher angelegte Projektaufgaben-Liste auswählen
  7. Vorgang mit dem Button Synchronisieren abschließen

Auswahl der zu synchronisierenden Liste in

Je nach Größe der Arbeitsmappe, kann der Synchronisationsvorgang ein bis zwei Minuten in Anspruch nehmen. Anschließend sollten alle Termine in Ihrem SharePoint-Kalender erscheinen.

Werden nun Änderungen in der Arbeitsmappe vorgenommen, müssen diese zwar jeweils händisch über den beschriebenen Vorgang synchronisiert werden. Allerdings entfällt nach der initialen Synchronisation die Auswahl der Liste und die Synchronisation geht mit wenigen Klicks von statten.

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