Einführung zum Thema InfoPath Formulare und SharePoint

Da wir ständig versuchen uns das Leben etwas einfacher zu gestalten, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, möchte ich mich heut etwas mit dem Thema beschäftigen.

Formulare kennen wir alle. Ob es nun aus alten Zeiten die Papierformulare oder im Bereich der IT die PDF- und Word-Formulare sind, ist dabei völlig egal! Formulare begleiten uns definitiv.

Microsoft stellt für den Formularbereich schon seit geraumer Zeit ein leistungsstarkes Werkzeug namens InfoPath zu Verfügung. Natürlich ist es nicht neu, jedoch wird die Bedeutung dieses Tools noch etwas unterschätzt. Besonders interessant ist mittlerweile die Anbindung externer Datenquellen wie bspw. Datenbanken und XML-Dokumente an solche Formulare. Man kann InfoPath-Formulare also quasi wie die Accessoberflächen oder auch Weboberflächen verwenden, bei denen eine Datenbank im Hintergrund liegt. Aber das ist nur ein grober Vergleich.

Auch in Enterprise können Sie diese Formulare integrieren und brauchen dazu kein Microsoft InfoPath auf Ihrem lokalen PC installiert zu haben. Genutzt werden hier nämlich die Webformulare. Dabei werden die Formulare im Browser bearbeitet bzw. ausgefüllt. Der Forms Server ermöglicht es!

 

Wie aber erstellt man diese Formulare?

  1. Um völlig neue Formulare zur erstellen, müssen Sie natürlich InfoPath auf Ihrem PC installiert haben. Wenn das so ist, finden Sie im Startmenü unter den Office-Anwendungen den Microsoft InfoPath Designer 2010 und Microsoft InfoPath Filler 2010.
  2. Der Designer dient dem Erstellen der Formulare und der Filler dem Ausfüllen. Wenn wir also eine neue Formularvorlage erstellen wollen, wählen wir den Designer.
  3. Nach dem Start dürfen wir uns eine Vorlage auswählen und sollten uns nun überlegen, was wir genau für eine Art Formular erstellen wollen. Einige der angebotenen Vorlagen möchte ich im Folgenden etwas genauer erläutern:
    • SharePoint-Liste: Dient dem Ersatz einer Standard-Eingabemaske in einer SharePoint-Liste, wenn Sie einer SharePoint-Liste ein neues Element hinzufügen, ändern oder anzeigen.
    • SharePoint-Formularbibliothek: Hier wird später, durch das Ausfüllen der Formularvorlage, ein Formular in einer SharePoint-Formularbibliothek erstellt. Das erstellte Formular ist vom Typ XML.
    • Leeres Formular: Sie beginnen hierdurch ein komplett neues Formular zu erstellen, ohne eine Vorlage zu nutzen. Die nutzbaren Steuerelemente beschränken sich hierbei auf die Browserelemente.
    • Leeres Formular (InfoPath Filler): Auch hier beginnen Sie ein komplett neues Formular zu erstellen. Allerdings ist dieses dafür vorgesehen, es im InfoPath Filler auszufüllen, also nicht über den SharePoint-Server. Dafür bekommen Sie allerdings alle Steuerelement zur Verfügung gestellt.
    • E-Mail: Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Formularvorlage für E-Mails. Dieses Formular wird dann später über Microsoft Outlook ausgefüllt und kann versandt werden.
    • Datenbank: Das Formular basiert auf einer Datenbank vom Typ SQL-Server oder auch Access-Datenbank. Die Verbindungsdaten werden bei der Formularerstellung mit angegeben.
    • XML oder Schema: Die Formularerstellung basiert auf einer XML-Datei oder XML-Schema. Dabei werden die Felder aus der XML-Datei ausgelesen und können in dem Formular genutzt werden.
    • Datenverbindung: Für das Formular wird eine vorhandene Datenquelle aus SharePoint genutzt. In SharePoint stehen diese Verbindungen zu den Datenquellen in Datenverbindungsbibliotheken bereit.
  4. Es gibt zusätzlich noch erweiterte Formularvorlagen. Auf diese möchte ich aber im Moment noch nicht eingehen, da es für diesen Artikel nicht benötigt wird. Sie finden aber zu den Vorlagen auch immer eine kurze Beschreibung in InfoPath selbst.Wie bei den Formularvorlagen Leeres Formular und Leeres Formular (InfoPath Filler) bereits erwähnt, unterscheiden sich die Steuerelemente je nach Formulartyp. Diesen können Sie aber auch im Nachhinein noch folgendermaßen ändern:
    • Öffnen Sie dazu im InfoPath Designer das entsprechende Formular und wählen Sie aus der Menüzeile Datei.
    • Hier klicken Sie auf den Button Formularoptionen und wählen dann den Punkt Kompatibilität.
    • An dieser Stelle können Sie nun den Formulartyp ändern.
  5. Nun aber zurück zum Hauptthema! Wir werden nun eine Formularvorlage für die Verwendung im Browser erstellen, und zwar von einer leeren Vorlage. Wählen Sie in InfoPath also die Vorlage Leeres Formular und klicken Sie auf die Schaltfläche Formular entwerfen.
  6. Hier sehen wir nun schon die Trennung unseres Formulars in Überschriftsteil und Hauptteil. Vergeben Sie ruhig schon mal eine Überschrift, z.B. Serviceanforderung. Spielen Sie ruhig herum, denn wir machen im Folgenden sowie alles neu 😉
  7. Jetzt passen wir das Seitenlayout an. Wie soll das Formular also optisch aussehen? Dafür liefert InfoPath fertige Vorlagen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
    – markieren Sie den Hauptteil und Überschriftsteil, indem Sie diesen mit der Maus markieren
    – drücken Sie die Taste ENTF zum Löschen des Bereichs
    – das Formular sollte nun völlig leer sein
  8. Im Menüband finden Sie die Seitenlayoutvorlagen unter dem Reiter Seitenentwurf. Wählen Sie dort ein passendes Design für Ihr Formular aus.
  9. Zusätzlich können Sie noch Tabellen zur einfacheren Gestaltung über den Reiter Layout (Tabellentools) oder über die Registerkarte Einfügen erstellen. Diese Registerkarte Layout erscheint aber erst, wenn Sie den Cursor in das Formular setzen. Hier finden Sie dann die Schaltfläche Tabelle zeichnen, worüber Sie dann genau dies tun können. Sie zeichnen eine Tabelle. Versuchen Sie es ruhig mal 😉
    Alternativ können Sie, wie aus den Office-Produkten gewohnt, eine Tabelle über den Reiter Einfügen erstellen. Dazu klicken Sie dort einfach auf den Button Benutzerdefinierte Tabelle und wählen Spalten- und Zeilenanzahl oder Sie nutzen eine der Vorlagen im Bereich Tabellen.
  10. Als nächstes wählen wir nun das Design unseres Formulars über die Registerkarte Seitenentwurf. Hier finden Sie verschiedene Designvorlagen zur Auswahl. Zusätzlich können Sie natürlich alle aus Microsoft Office bekannten Text- und Tabellenformatierungen nutzen. Das allerdings würde ich mir an dieser Stelle gern erstsparen.
  11. Einer der wohl wichtigsten Aufgaben, ist das Einfügen von Steuerelementen in das Formular. Unter der Registerkarte Start finden Sie dazu den Bereich Steuerelemente. Um ein solches Steuerelement nun in unser Formular einzufügen, setzen Sie den Cursor einfach an die entsprechende Position und wählen Sie das gewünschte Steuerelement aus.
  12. Das Beispielformular ergänzen wir nun um ein bisschen Text, 2 Steuerelemente vom Typ Peronen-/Gruppenauswahl, einer Dropdown-Liste und einem Datumsfeld. Bringen Sie die Steuerelemente dazu einfach an die entsprechende Stelle. So etwa sollte es dann aussehen:
  13. Jetzt konfigurieren wir die einzelnen Felder. Klicken Sie dazu, per rechter Maustaste, zuerst auf eines der Personenfelder und wählen Sie Eigenschaften. Hier stellen wir folgendes ein:
    – Feld darf nicht leer sein
    Feld- oder Gruppenname: Absender bzw. Empfänger (je nach Feld)
    – in der Registerkarte Allgemein wählen Sie: Nur Personen und Alle Benutzer
  14. Wiederholen Sie das Ganze für das zweite Personensteuerelement und denken Sie daran, Feldname ist beim ersten Absender und beim zweiten Empfänger!
  15. Als nächsten Schritt sind der Dropdown-Liste Einträge hinzuzufügen. Auch dort wählen Sie per Rechtsklick Eigenschaften aus und vergeben Feldnamen, ich nutze Thema, dann die Eigenschaft, dass es nicht leer sein darf und letztlich fügen Sie noch Einträge über den Button Hinzufügen ein. Der Feldname dient übrigens dazu, dass das System bzw. Sie es per Quellcode ansprechen können. Bei den Listeneinträgen hingegen vergeben Sie einen Anzeigenamen und noch einen Wert. Diesen Wert können Sie per Programmcode auswerten und darauf entsprechend reagieren. Beispielsweise könnte Anzeigename = Ihr Name sein und der Wert 1 oder auch Ihre Personalnummer. Wenn nun Ihr Name in der Dropdown-Liste gewählt wird, gibt das Feld den Wert 1 bzw. Ihre Personalnummer zurück. Diese können Sie dann weiter auswerten. In unserem Beispiel machen wir es uns einfach und erstellen folgende 2 Einträge, wo Wert und Anzeigename gleich sind:
    – Bitte um Rückruf
    – Serviceanforderung
  16. Nachdem wir dies nun erledigt haben, konfigurieren wir noch unser Datumsfeld nach der gleichen Methode wie oben. Der Feldname soll Datum sein und es soll ein Pflichtfeld sein.
    So weit, so gut!

 

Wie bringen wir nun das Formular in unseren SharePoint?

  1. Wählen Sie in InfoPath die Registerkarte Datei und klicken Sie hier auf die Schaltfläche Veröffentlichen.
  2. Jetzt wählen Sie die Schaltfläche SharePoint-Server aus. Falls Sie Ihr erstelltes Formular noch nicht gespeichert haben, erhalten Sie an der Stelle nun den Hinweis, dies zu tun.
  3. Nun müssen Sie die URL des SharePoint-Servers angeben, wo das Formular veröffentlicht werden soll.
  4. Jetzt müssen Sie wählen, wie die Veröffentlichung geschehen soll. Hier gibt es Unterschiede, die im Beitrag InfoPath Services näher erläutert werden. Generell können Sie aber wählen, ob das Ausfüllen im Browser (Forms Server) zugelassen ist, allerdings wiederum nur, wenn das Formular dafür geschaffen ist und das Feature auch im SharePoint aktiviert ist.
    Des Weiteren wählen Sie den Speicherort des Formulars. Dabei ist noch zu beachten, dass Sie das Formular vom Administrator genehmigen lassen müssen, wenn Sie eigene Programmierungen eingefügt haben oder auf Systemressourcen oder externe Quellen zugreifen.
    Wir wählen, der Einfachheit und Notwendigkeit halber, den Punkt Formularbibliothek aus.
  5. Im nächsten Schritt wählen Sie, ob das Formular in einer bestehenden oder einer neuen Formularbibliothek veröffentlicht wird. Bitte beachten Sie, dass bei bestehenden Formularbibliotheken das bereits existierende Formular ersetzt wird!
    Ich habe mich hier entschieden eine neue Formularbibliothek erstellen zu lassen. Dabei wird der Name und die Beschreibung abgefragt.
  6. Im nächsten Fenster wählen Sie nun per Button Hinzufügen, welche Felder aus dem Formular in der Formularbibliothek als Spalte veröffentlicht werden sollen. Dazu wählen Sie das entsprechende Feld aus und legen weitere Attribute, wie Anzeigenamen, fest. Über das Attribut Funktion können Sie noch festlegen, ob für Wiederholte Felderder Einzelwert oder eine Verknüpfung von eingegebenen Werten durchgeführt werden soll.
  7. Im Unteren Bereich vom Fenster Veröffentlichungs-Assistent können Sie noch Übergabeparameter für Webparts erstellen und dann alles veröffentlichen. Nach der Veröffentlichung bekommen Sie noch eine Zusammenfassung angezeigt. Von da können Sie auch direkt zu der SharePoint Formularbibliothek wechseln oder sich das Formular im Browser anzeigen lassen.
  8. Im SharePoint finden Sie nun die eben erstellte Formularbibliothek und können dort das Formular aufrufen, ausfüllen und speichern. Aufgerufen wird das Formular, wenn Sie auf in der Menüzeile Neues Dokument oder direkt in der Bibliothek auf Dokument hinzufügenklicken. Die Namensfelder sind jetzt auch mit SharePoint verknüpft, sodass die eingegebenen Namen auch ergänzt werden. Sie können auch die Schaltflächen neben den Namensfeldern nutzen und nach Nutzern suchen.Zum Speichern klicken Sie dann auf den gleichnamigen Button und vergeben einen Dateinamen. Wie Sie einen Dateinamen vorgeben, folgt weiter unten in diesem Artikel.
     

Wie kann man bestehende Formulare aktualisieren? 

Wollen Sie bestehende Formulare ändern, so brauchen Sie nicht das komplette Formular neu zu erstellen und auch nicht das gesamte Prozedere der Veröffentlichung, Spaltennamen usw. festlegen,  zu wiederholen. Öffnen Sie Ihr Formular einfach in InfoPath, aktualisieren es und klicken dann auf Schnellveröffentlichung oben in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

 

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