InfoPath Formulare mit eigenen Schaltflächen erstellen

Wenn Sie Ihr im Browser ausfüllen und dann die Browserschaltfläche Speichern nutzen, müssen Sie einen Dateinamen angeben. Hier kann jeder immer noch machen was er will und einfach einen Namen festlegen. Wollen Sie dies nicht, müssen Sie diese Schaltfläche deaktivieren und eine eigene Schaltfläche zum Speichern erstellen. Dort können Sie dann auch Vorgaben für den Dateinamen festlegen.

Wie eigene Schaltflächen in Formularen erstellt und mit Funktionen ausgestattet werden, kennen Sie vielleicht noch aus VBA oder Access. In unser Beispielformular werden wir einen Button zum Speichern einbauen und diesen mit genau dieser Funktion ausstatten. Dazu ist es allerdings notwendig, dass wir eine Datenverbindung vom Typ Senden erstellen. Wie das geht, möchte ich kurz erklären:

 

  1. Öffnen Sie Ihr Formular in und klicken Sie auf Datenverbindungen verwalten unten rechts.
  2. Hier wählen Sie Hinzufügen – Daten senden und klicken dann auf Weiter.
  3. Bei der Frage wie die Daten versendet werden sollen, wählen Sie als Empfänger die SharePoint-Website-Option und klicken dann auf Weiter.
  4. Im nächsten Fenster des Datenverbindungs-Assistentengeben Sie die URL zur Dokumentenbibliothek an, wohin das Formular gesendet wird. Zusätzlich müssen Sie noch einen Dateinamen festlegen, welchen Sie auch per Funktionen zusammenbauen können. In unserem Beispielformular begnügen wir uns mit der Funktion jetzt(), welche das aktuelle Datum + Zeit liefert. Somit setzt sich der Formularname aus aktuellen Datum und der Speicherzeit zusammen.
  5. Am Schluss vergeben wir für diese Funktion noch einen Namen und beenden den Assistenten. Damit haben wir die Datenverbindung erstellt.
  6. Nun müssen wir noch den Button in das Formular integrieren. Dazu fügen wir aus dem Bereich Steuerelemente im Menü eine Schaltfläche in unser Formular ein und per Rechtsklick auf diese Schaltfläche wählen wir dann den Punkt Eigenschaften aus dem Kontextmenü aus.
  7. Unter der Registerkarte Allgemein wählen Sie, unter Aktion, Absenden aus und passen die Beschriftung der Schaltfläche an.
  8. Klicken Sie auf Absendeoptionen und wählen Sie hier die Optionen für die Übermittlung, in unserem Fall SharePoint-Dokumentenbibliothek, und natürlich die eben erstellte Datenverbindung aus.
  9. Bestätigen Sie diese Aktion per Button OK und veröffentlichen Sie Ihr Dokument per Schaltfläche Schnell veröffentlichen.

 

Browsermenüzeile des Webformulars anpassen

Um nun noch die Browsermenüzeile zu bearbeiten und die Schaltflächen für das Speichern zu entfernen, müssen wir folgende Einstellung vornehmen:

  1. Formular in InfoPath öffnen und über Registerkarte Datei auf Schaltfläche Informationen klicken
  2. Schaltfläche Formularoptionen anklicken und Kategorie Webbrowser auswählen
  3. An dieser Stelle können Sie festlegen wo die Browsermenüzeile des Webformulars erscheinen und was darauf sichtbar sein soll. Sie können sie auch ganz abschalten.
    Für unser Vorhaben deaktivieren wir einfach alles außer dem Befehl Schließen und Druckvorschau.
  4. Veröffentlichen Sie nun das Formular über die Schaltfläche Schnellveröffentlichen und testen Sie es im SharePoint.

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