Externen Nutzern Zugriff zu SharePoint Online gewähren

Da ich mittlerweile sehr intensiv mit Office 365 und damit auch sehr viel mit Online arbeitete, kenne ich bereits einige Vorteile und auch ein paar Einschränkungen dieses Systems. Die quasi Light-Version eines Servers bietet aber auch ein paar Vorteile.

Ein Vorteil von SharePoint Online ist bspw. die einfache Funktion externen Nutzern Zugriff auf das System zu gewähren. Wie das geht und was zu beachten ist, möchte ich hier kurz darstellen.

Als allererstes ist zu beachten, dass externe Nutzer für den Zugriff auf SharePoint Online eine Windows Live ID benötigen.

Grundeinstellungen für den Zugriff durch externe Besucher: 

Als ersten Schritt müssen Sie den Websitesammlungsadministratoren die Berechtigung erteilen, externe Benutzer einladen zu dürfen. Dazu melden Sie sich an Ihrem Office 365 Portal an, wählen den Punkt Administrator und klicken dann unter SharePoint auf den Link Verwalten.

Wählen Sie hier aus dem linken Navigationsbereich den Punkt Websitesammlungen und da, über die Schaltfläche Einstellungen, den Punkt Externe Benutzer verwalten.

In diesem Fenster können Sie nun wählen, ob externe Nutzer eingeladen werden können.

Nachdem das getan ist, klappt es mit den Einladungen leider noch immer nicht. Bei SharePoint gilt dann immer: It’s not a bug, it’s a feature!… und das muss nun noch aktiviert werden. Dieses Feature nennt sich Einladung externer Benutzer und ist zu finden, unter dem Punkt WebsiteaktionenWebsiteeinstellungenWebsitesammlungsverwaltungWebsitesammlungsfeatures.

Externe Besucher für die Nutzung von SharePoint Online einladen: 

Nach dieser Grundkonfiguration wählen Sie nun die SharePoint-Seite aus, für die Sie externe Nutzer einladen wollen. Über den Punkt Websiteaktionen wählen Sie Website freigeben.

Hier wählen Sie nun, welche Berechtigung bzw. welcher Gruppe der externe Nutzer angehören soll. Besucher oder Mitglied der Seite? Tragen Sie die E-Mail-Adresse der externen Nutzer entsprechend ein und klicken Sie dann auf den Button Freigeben.

Externe Nutzer erhalten nun eine E-Mail, in der sie eingeladen wurden, den SharePoint Online zu nutzen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Einladung annehmen wird der externe Nutzer dann automatisch zu SharePoint Online geleitet und kann sich dort über die Windows Live ID oder über die Microsoft Online Services ID authentifizieren.
Voraussetzung ist eben, wie oben erwähnt, dass der jeweilige, externe Nutzer auch eine Windows Live ID besitzt. Wenn dem so ist, wählen Sie an dieser Stelle, zugegeben etwas irreführend, den Punkt Windows Live Hotmail und authentifizieren sich mit Ihrer Live ID. Sie müssen also kein Hotmail-Mitglied sein. Ich selbst habe auch keine Live ID mit Hotmail-Anhang.

Nach der Anmeldung per Windows Live ID (Hotmail-Symbol) prüfe ich über folgenden Weg, wer nun eigentlich angemeldet ist und siehe da, alles bestens.

Ergänzend können wir auch in den Berechtigungen prüfen, ob der externe Nutzer dort in der entsprechenden Gruppe eingetragen ist.

 

Dieser Eintrag wurde veröffentlicht in Office 365, SharePoint Server und verschlagwortet mit von Alexander Damm. Permanenter Link zum Eintrag.
Alexander Damm

Über Alexander Damm

Seit Windows Server 2000 beschäftige ich mich mit den Betriebssystemen von Microsoft. Dabei liegen meine Schwerpunkte auf Active Directory, Exchange Server, Lync bzw. Skype for Business, Cloud Services wie Office 365 oder Azure sowie Security Analysen, Lösungen und Konzepte. Beruflich agiere ich als System Consultant für die datom GmbH aus Dresden und freue mich auf ihre Anmerkungen oder Anfragen.

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