Office 365 – E-Mail Archivierung, Online-Archiv und GDPdU

Seit Anfang des Jahres haben sich die gesetzlichen Bestimmungen zum Thema Archivierung elektronischen Datenverkehrs noch einmal deutlich verschärft. Auch die Strafen bei Nichteinhaltung der Archivierungspflicht wurden deutlich erhöht und können im Einzelfall bis zu 50.000 Euro betragen. Das einige Unternehmen trotz intensiver Beratung dieses Thema immer noch ignorieren ist darum fragwürdig. Der Beitrag heute richtet sich darum nur um die Möglichkeiten der Archivierung nach den „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ kurz GDPdU in Office 365. Weiterlesen

Office 365 Pro Plus oder Business mit Hilfe der configuration.xml anpassen

Mit Office 365 bietet Microsoft eine Vielzahl von Diensten, Apps und Anwendungen an. An vielen Stellen geht Microsoft aber davon aus, dass der Endbenutzer sich die einzelnen Dienste auch selbst auf dem PC oder Smartphone installiert und konfiguriert. So zum Beispiel auch beim Office Paket. Im Unternehmen sehen das die Administratoren aber anders. An dieser Stelle sollten die Benutzer noch nicht einmal die Rechte haben eigenständig Software zu installieren. Administratoren müssen demnach auch weiterhin Software konfigurieren und verteilen. Weiterlesen

Office 365 – Automatische Lizenzierung von Benutzern

Gerade in etwas größeren Office 365 Umgebungen erfolgt die Synchronisierung von Benutzern meist automatisch über Azure AD Connect. Dabei ist das Thema Authentifizierung dann meist via Password-Sync oder ADFS-Verbund geregelt. Die Lizenzierung der Benutzer erfolgte dann aber meist händisch oder über ein PowerShell Skript und war somit zusätzlicher Aufwand oder bedeutet Zeitverzug. Weiterlesen

Office 365 ProPlus Update auf Office 2016

Für alle Office 365 Business Nutzer mit Plan E3 oder E4 welche das Office 365 ProPlus Paket beziehen erhalten zum aktuellen Zeitpunkt nur Office 2013 zur Nutzung. Andere Office 365 Abonnements wie Home, Personal, Home & Student, Home & Business, Professional oder Small Business erhalten bereits jetzt Office 2016 zum Update. Microsoft bezieht sich hierbei auf seine neue Update-Strategie welche Updates für Unternehmen eine geraume Zeit zurück hält um mögliche Probleme aufzudecken. Auf Deutsch gesagt: Lasst erst mal die Kleine testen und wenn hier alles läuft dann bekommen es auch die Großen. Der Release für Business Nutzer ist für Februar 2016 geplant. Weiterlesen

Office 365 – Clutter als Administrator für alle Benutzer deaktivieren

Microsoft hat vor einigen Wochen seinen E-Mail Sortierdienst Clutter Stück für Stück in Office 365 integriert. Dieser soll auf intelligente Weise helfen um E-Mails zu sortieren und damit dem Benutzer selbstlernend unterstützen der immer größeren Flut an E-Mails Herr zu werden. Weiter Informationen zu Clutter findet ihr zum Beispiel hier à
Winfuture.

Laut Ankündigung von Microsoft muss dieser Dienst von jedem User selber explizit eingeschalten werden. Dies ist nicht über Outlook sondern ausschließlich als User über Outlook Web App möglich. Eine globale Möglichkeit über das Office 365 Admin Center gibt es zum aktuellen Zeitpunkt ebenfalls nicht. Hier gehe ich aber davon aus, dass dies in naher Zukunft im Admin Center integriert wird. Weiterlesen

Office 365 – Verbindung mit der PowerShell und Exchange herstellen

Dieses Thema ist nicht ganz frisch und man findet schon viele Informationen dazu. Office 365 ist aber ein SaaS Produkt und unterliegt dabei ständiger Veränderung und Weiterentwicklung. Da ich selber feststellen musste das einige meiner Einträge hier nicht auf dem neusten Stand sind hier noch mal die aktuell benötigten Komponenten und der Weg zum Office 365 Konto. Weiterlesen

Office 365 Benutzer mit Multi-Factor Authentifizierung

Zu dem Thema Mehrfaktor-Authentifizierung mit Hilfe eines Tokens auf dem Handy habe ich ja bereits schon einmal einen Artikel geschrieben. Ziel dabei ist es, dass selbst wenn Benutzernamen und Kennwort in fremde Hände gelangen trotzdem kein unautorisierter Zugriff auf die Daten möglich ist. Ich selber nutze die Mehrfaktor-Authentifizierung bereits seit längerem für meine Konten bei Microsoft, Google, Facebook, Dropbox und seit wenigen Tagen auch für TeamViewer. Auch Office 365 unterstützt seit einiger Zeit die Mehrfaktor-Authentifizierung und trägt so zum Schutz von Unternehmensdaten wie E-Mails oder Daten auf dem SharePoint Server bei. Dieser kleine Beitrag zeigt den Weg dahin. Weiterlesen

Exchange 2013 – Outlook Web App offline verfügbar machen

Oft kommt es vor, dass wegen schlechter Netzabdeckung bei UMTS oder LTE aber auch fehlender Netzwerkanbindung zum Firmen-LAN die Verbindung zu Outlook nicht möglich ist. Der Outlook Client bietet hier ja die Möglichkeit mit Hilfe des Cache-Mode weiterhin auf seine Emails zuzugreifen. Wer lokal auf seinem Rechner keinen Outlook Client hat der hatte bisher das Nachsehen. Die Gründe dafür können unterschiedlicher Natur sein aber meistens fehlen einfach mal Lizenzen. Seit Version 2013 von Exchange besteht aber auch die Möglichkeit Outlook Web App, kurz auch OWA genannt, per Browser offline zu nutzen. Ebenfalls die Nutzer von Office 365 mit der Produktversion 15 können OWA offline nutzen. Die Schritte dazu sind sehr einfach. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Weiterlesen

Office 365 – Benutzerkennwort ohne Ablaufdatum

Gerade in kleineren Office 365 Organisationen ohne eigenen ADFS Server und Single Sign-On ist das Arbeiten durch doppelte Benutzerkontenführung für die eigentlichen Endanwender sehr intransparent. Benutzer müssen sich unter Umständen mehrere Benutzernamen und Kennwörter merken und finden selber den Unterschied zwischen Lokaler, Domänen oder Office 365 Anmeldung nicht heraus. Für uns Administratoren ist das Arbeiten mit einer Vielzahl von Benutzernamen und Kennwörtern aber zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Das hier beschriebene Symptom kenne ich selber von vielen Office 365 Kunden mit kleineren Umgebungen und so ist der Wunsch vorhanden, alle Sicherheitsrisiken außen vor zu lassen, und die Benutzerkennwörter auf „läuft nie ab“ zu setzen. Weiterlesen

Office 365 – Vollzugriff auf ein Postfach gewähren

Als Ersatz für die fehlenden öffentlichen Ordner besteht in Office 365 die Möglichkeit eine sogenannte Shared Mailbox zu erstellen. Die Shared Mailbox verbraucht hierbei keine Office 365 Lizenz ist aber mit einigen Einschränkungen behaftet. So ist diese Mailbox mit einem Limit von 5GB Speicherplatz und z.B. mit Problemen bei der Einbindung mobiler Geräte behaftet. Wer also mehr braucht muss eine Lizenz opfern und hat mit dieser aber auch die vollen Möglichkeiten und 25 GB Speicherplatz in der Grundausstattung. Weiterlesen

Externen Nutzern Zugriff zu SharePoint Online gewähren

Da ich mittlerweile sehr intensiv mit Office 365 und damit auch sehr viel mit SharePoint Online arbeitete, kenne ich bereits einige Vorteile und auch ein paar Einschränkungen dieses Systems. Die quasi Light-Version eines SharePoint Servers bietet aber auch ein paar Vorteile.

Ein Vorteil von SharePoint Online ist bspw. die einfache Funktion externen Nutzern Zugriff auf das System zu gewähren. Wie das geht und was zu beachten ist, möchte ich hier kurz darstellen. Weiterlesen

Office 365 Verzeichnissynchronisierung erzwingen

In einer Office 365 Enterprise Umgebung mit ADFS, Verzeichnissynchronisierung und Single Sign-On werden ein Teil der Attribute von Active Directory mit Microsoft Online synchronisiert. Das Standard Intervall für die Synchronisierung beträgt dabei 3 Stunden.

Häufig kommt es hierbei vor, dass mir das Intervall zu lang ist und ich die Synchronisierung sofort erzwingen möchte. Microsoft liefert hierzu in Verbindung mit der Software “Microsoft Online Services Verzeichnissynchronisierung” ein kleines PowerShell Snapin in folgendem Pfad:

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Office 365 Lync und Windows Live Kontakte

Mit Lync Online hat man auch die Möglichkeiten mit anderen Lync Organisationen und Windows Live Kontakten zu kommunizieren. Mit Lync selber stellt das, bis auf ein paar technische Schwierigkeiten (hierzu folgt noch ein weiterer Eintrag), keine Probleme dar.

Um Windows Live Kontakte hinzuzufügen muss ich im ersten Schritt auf die Office 365 Verwaltungsseite und dann in die Lync Online-Systemsteuerung. Unter dem Punkt “Externe Kommunikation/Öffentlich Anbieter von Instant Messaging-Diensten” habe ich die Möglichkeit diese Konnektivitätsmodus zu aktivieren oder wieder zu deaktivieren.

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Office 365 Dienste Beschreibung

Haben sie auch das Problem mit Office 365. Welcher Funktion ist in welchem Plan enthalten? Was unterscheidet SharePoint Online von einem vollwertigen SharePoint Server. Welche Betriebssystem und Office Versionen werden unterstützt? Reicht der Internet Explorer 7 für die Office Web Apps?

Viele viele Fragen die auf den offiziellen Seiten schwer zu finden sind. Hier helfen die Office 365 for Enterprise Service Descriptions von Microsoft. In diesen werden genau diese Fragen detailliert beantwortet.

Mail-Relay und Office 365

Office 365 ist schon eine schöne Sache. Outlook und Outlook Web App sind mittlerweile wunderbare Werkzeuge. Wie senden aber in Zukunft mein Storage, mein Scanner oder mein Backupserver Emails und Benachrichtigungen???

Hier schafft ein internes SMTP-Relay mit Windows-Server Bordmitteln Abhilfe. Dieses Beispiel bezieht sich auf einen Windows Server 2008 R2. Eine alternative Umsetzung mit Windows Server 2003 oder 2008 ist aber auch ohne Probleme möglich.

smtprelay

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